香港公司在上海辦理設立辦事處是屬于外國（地區(qū)）企業(yè)常駐代表機構的設立登記的范圍，在上海設立辦事處手續(xù)如下：

辦理機關

上海市工商行政管理局浦東新區(qū)分局負責浦東新區(qū)行政區(qū)域內（自貿試驗區(qū)除外）的外國（地區(qū)）企業(yè)常駐代表機構（非建交國家、需審批部門批準的除外）的設立登記，上海市工商行政管理局負責本市其他外國（地區(qū)）企業(yè)常駐代表機構的設立登記。

申請條件

存續(xù)兩年以上的香港公司（即：如果香港公司新成立則還不能設立辦事處，所以也有人購買兩年以上的香港現(xiàn)成公司來設立辦事處。詳見：香港現(xiàn)成公司指南）

提交材料目錄

1.《外國（地區(qū)）企業(yè)常駐代表機構登記申請書》；
2.《指定代表或者共同委托代理人授權委托書》；
3.香港公司住所證明和存續(xù)2年以上的合法營業(yè)證明。指香港有關部門出具的外國（地區(qū)）企業(yè)存續(xù)2年以上的主體資格證明或其他有關營業(yè)證明；
4.香港公司的章程或者組織協(xié)議；
5.香港公司出具的對有權簽字人的授權或證明文件；
6.香港公司對首席代表、代表的任命文件；
7.同香港公司有業(yè)務往來的金融機構出具的資信證明；
8.首席代表、代表的簡歷和身份證明；
9.代表機構駐在場所的合法使用證明。自有房產提交產權證復印件,并提交原件核對；租賃房屋提交租賃協(xié)議原件及出租方的產權證復印件，以上不能提供產權證復印件的，提交能夠證明產權歸屬的其他房屋產權使用證明復印件；
10.批準機關的批準文件。法律、行政法規(guī)或者國務院規(guī)定代表機構從事的業(yè)務活動須經批準的，應當取得批準。外國（地區(qū)）企業(yè)應自批準之日起90日內向登記機關申請設立登記，逾期申請設立登記的，外國（地區(qū)）企業(yè)應報批準機關確認原批準文件的效力或另行報批；
11.其他有關文件、證件。
注：
1.按照中國締結或者參加的國際條約、協(xié)定規(guī)定設立從事營利性活動的代表機構，還應當依法提交相應文件。
2.代表機構設立登記，香港公司應當在登記機關指定的媒上向社會公告。
3.以上未注明提交復印件的，均應提交原件。

辦理流程

1、如需先經審批機關批準的，申請人應當先到審批機關辦理審批手續(xù)；
2、申請人網上提交申請，預審通過后到工商窗口提交申請材料；
3、登記機關應當自受理申請之日起15日內作出是否準予登記的決定，作出決定前可以根據需要征求有關部門的意見。作出準予登記決定的，應當自作出決定之日起5日內向申請人頒發(fā)登記證和代表證；作出不予登記決定的，應當自作出決定之日起5日內向申請人出具登記駁回通知書，說明不予登記的理由；
4、申請人到工商機關注冊大廳領取登記證、代表證。

審批時限

登記機關應當自受理申請之日起15日內作出是否準予登記的決定，作出決定前可以根據需要征求有關部門的意見。作出準予登記決定的，應當自作出決定之日起5日內向申請人頒發(fā)登記證和代表證；作出不予登記決定的，應當自作出決定之日起5日內向申請人出具登記駁回通知書，說明不予登記的理由。

辦理時間

上午9：00-11:30 下午13：30-16：30（每年6月15日-9月15日下午14：00-16：30）。

辦理地點

★市工商局：肇嘉浜路301號；
★浦東新區(qū)市場監(jiān)管局：
●合歡路2號（浦東新區(qū)市民中心，負責浦東川沙、合慶、唐鎮(zhèn)、張江、北蔡、三林、東明、高橋、高東、高行、曹路、花木、周家渡、上鋼、南碼頭、塘橋、濰坊、陸家嘴、洋涇、周浦、康橋（自貿試驗區(qū)張江片區(qū)、迪斯尼度假區(qū)除外）等區(qū)域企業(yè)登記。）
●惠南鎮(zhèn)城南路1366號（浦東市民中心惠南分中心，負責浦東惠南、宣橋、新場、航頭、大團、祝橋、老港等區(qū)域企業(yè)登記。 ）
●張東路1158號3號樓（張江行政服務中心，負責負責銀行卡產業(yè)園（唐鎮(zhèn)部分）、張江高科技產業(yè)東區(qū)企業(yè)登記。）
●新金橋路27號14號樓（金橋經濟技術開發(fā)區(qū)行政服務中心，負責浦東金橋、金楊、滬東、浦興等區(qū)域企業(yè)登記。）
●申港大道200號（臨港行政服務中心，負責浦東泥城、書院、萬祥、南匯新城等區(qū)域企業(yè)登記。）

附件

《外國（地區(qū)）企業(yè)常駐代表機構登記申請書》下載
《指定代表或者共同委托代理人授權委托書》下載